Dans un contexte économique marqué par des marchés en constante évolution, une compétition accrue, des barrières commerciales et douanières de plus en plus fortes, l’optimisation des ressources devient une priorité pour les entreprises. La logique « Make or Buy », ressources en propre ou externalisées, s’impose à tout gestionnaire d’entreprise.
L’externalisation des ressources, l’analyse des fonctions se présente comme une solution stratégique pour améliorer l’efficacité opérationnelle. Le contrôle de gestion, la responsabilité administrative et financière (RAF) et les ressources humaines (RRH) manipulent des informations confidentielles de l’entreprise. Aussi souvent le dirigeant imagine qu’il faut l’internaliser.
Prenons quelques instants pour bouleverser quelques idées reçues et examiner les défauts et les avantages d’externaliser ces fonctions. Analysons aussi les stratégies pour la mettre en place efficacement.
L’externalisation consiste à confier certaines fonctions de l’entreprise à des prestataires spécialisés.
L’externalisation offre une grande flexibilité. Les entreprises peuvent ajuster les services en fonction de leurs besoins et de leur budget. Un RAF, RRH ou contrôleur de gestion externalisé peut être engagé pour des missions ponctuelles et selon les besoins de l’entreprise.
Les prestataires externes disposent généralement d’une expertise spécialisée qui apporte des solutions innovantes et efficaces. Ces solutions émanent de l’expérience dans d’autres organisations et secteurs.
Un collaborateur, aussi brillant soit-il, n’aura pas reçu une expérience aussi variée et riche. L’expertise du prestataire spécialisé permet de bénéficier de conseils avisés et de solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Les prestataires externes emploient ou ont employés des solutions avancées de logiciels spécialisés par exemple. Ils ont pu les éprouver dans des contextes de taille d’entreprise ou de secteurs différents. Ils peuvent ainsi rapidement discerner les difficultés et bénéfices à l’adoption de nouvelles solutions logiciels ou technologiques.
Le RRH ou contrôleur de gestion externalisé peut aussi proposer des solutions créatives pour améliorer la satisfaction des employés et la performance de l’entreprise. Le prestataire peut améliorer la gestion des talents, mettre en place des programmes de formation et de développement personnel, pour une meilleure rétention des collaborateurs et une amélioration de la performance globale.
L’expérience de RAF, RRH ou contrôleur de gestion externalisé permet une adaptation rapide et facilitée des mutations imposées par la réglementation ou les normes (facture électronique, IFRS, CSRD etc…). Ils peuvent aider les entreprises à se conformer aux lois et règlements, évitant ainsi les risques juridiques. Cela permet notamment de bénéficier des dernières innovations en matière de gestion financière, RH et administrative.
Le prestataire spécialisé adopte une hauteur de vue dont ne bénéficie pas nécessairement le collaborateur. Cette diversité d’expérience leur permet de proposer des solutions éprouvées et adaptées à une variété de situations. Il peut ainsi œuvrer à optimiser le reporting et les décisions de l’entreprise, questionner les flux, les marges et les charges de fonctionnement.
L’externalisation permet de bénéficier d’une expertise pointue sans avoir à supporter les coûts d’embauche de personnel, de formation et d’avantages sociaux réservés aux salariés. L’externalisation permet ainsi de réaliser des économies significatives.
La sélection des prestataires est une étape cruciale. La réputation, l’origine sectorielle et l’expérience seront des critères déterminants. Faire appel à des professionnels réputés est gage d’économie de temps pour le recrutement d’un futur RAF RRH ou contrôleur de gestion externalisé.
-> Sélectionner son RAF, RRH ou contrôleur de gestion externalisé
La première étape consiste à évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise. Les objectifs et les attentes de l’externalisation peuvent être définis clairement et conjointement avec le RAF, RRH ou contrôleur de gestion externalisé.
Ce dernier peut mener un audit flash qui permet au dirigeant de i/ vérifier la bonne compréhension du prestataire, ii/ identifier des pistes de progrès souhaitées et peut-être encore insoupçonnées, iii/ disposer d’une feuille de route préalable au démarrage de la collaboration.
-> Intégration et gestion des prestataires
Une fois les prestataires sélectionnés, il est important de les intégrer dans l’organisation. Le dirigeant aura pris soin de communiquer à l’équipe en place l’arrivée d’une nouvelle personne et les attentes relatives à sa fonction.
Le succès de l’externalisation repose aussi sur un cadre de management établi avec le dirigeant par un rituel de reporting, une bonne communication et une gestion rigoureuse.
En conclusion, l’externalisation des fonctions de contrôleur de gestion, RAF et RRH présente de nombreux avantages pour les entreprises. Elle permet de réaliser des économies significatives, de bénéficier d’une expertise spécialisée et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Les RAF, RRH ou contrôleur de gestion externalisé, grâce à leur expérience diversifiée et à leur accès à des technologies avancées, peuvent apporter des solutions innovantes et adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Malgré tout, la réussite de l’externalisation repose sur une organisation adaptée et une sélection rigoureuse des prestataires. Il est crucial de choisir des professionnels réputés et expérimentés, capables de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Une bonne communication et une gestion rigoureuse sont également essentielles pour assurer le succès de l’externalisation.
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FRANCK SERRATRICE
Associé – Expert-Comptable &
Commissaire aux Comptes
RICHARD PIRAS
Directeur du Pôle Conseil
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